„Zasady postępowania przy zlecaniu prac remontowo - budowlanych

Spółdzielni Mieszkaniowej „OGNIWO” w Łodzi.

 

 § 1

 

Zasady określają organizowanie przetargów na wykonanie robót budowlano–montażowych, konserwacyjnych, projektowych i dostaw na podstawie art. 70 K.c. oraz niniejszych zasad.

 

 § 2

Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:

Spółdzielni – należy przez to rozumieć Spółdzielnię Mieszkaniową „OGNIWO” w Łodzi,

Zarządzie – należy przez to rozumieć Zarząd Spółdzielni Mieszkaniowej „OGNIWO” w Łodzi,

Radzie Nadzorczej – należy przez to rozumieć Radę Nadzorczą Spółdzielni Mieszkaniowej „OGNIWO” w Łodzi.

 

 § 3

 

1. W celu uzyskania przez Spółdzielnię jak najkorzystniejszych warunków wykonania przedmiotu zamówienia w zakresie prac budowlano–montażowych, konserwacyjnych, usług projektowych
i realizacji dostaw, objętych planami remontowymi i konserwacyjnymi uchwalonymi przez Radę Nadzorczą, Spółdzielnia przeprowadza postępowanie przetargowe w celu wyboru wykonawcy
i zawarcia z nim umowy realizacyjnej.

2. Wybór wykonawcy robót, prac projektowych lub dostaw następuje w drodze:

a)    przetargu nieograniczonego – charakteryzującego się zaproszeniem do składania ofert nieograniczonego kręgu podmiotów poprzez ogłoszenie publiczne i winien być zachowany, gdy szacowana przez Zarząd wartość zamówienia przekracza kwotę 50 000 PLN brutto,
z zastrzeżeniem ust. 3¹, 5 i 6.

b)    negocjacji bez ogłoszenia – charakteryzującego się wysyłaniem do przynajmniej dwóch firm zapytania ofertowego w przypadku wykonania robót dostaw i usług, których szacowana przez Zarząd wartość nie przekracza kwoty 50 000 PLN brutto, z zastrzeżeniem ust. 3¹, 5 i 6.

3. O wdrożeniu właściwej procedury przetargowej decyduje Zarząd po uwzględnieniu szacowanych wartości zamówienia, o których mowa w ust. 2.

3¹. W sytuacji określonej w ust. 2 pkt a), gdy:

a) w pierwszym przetargu na dane zadanie nie złożono ani jednej oferty lub

b) płatność realizowanego zadania ma nastąpić dopiero w przyszłym roku budżetowym

– wykonawca robót może zostać wyłoniony przez Zarząd po przeprowadzeniu negocjacji z co najmniej dwoma wykonawcami, którzy realizują dany rodzaj robót lub świadczą dane usługi, po uzyskaniu opinii członka Rady Mieszkańców Osiedla wybranego przez tę Radę. O wyłonieniu w taki sposób wykonawcy Zarząd zobowiązany jest powiadomić Radę Nadzorczą na jej najbliższym posiedzeniu.

3². W sytuacji określonej w ust. 2 pkt a), gdy w pierwszym przetargu na dane zadanie ważną ofertę złożył tylko jeden oferent, jego oferta może zostać zaakceptowana przez Zarząd na wniosek Komisji Przetargowej.

4. W sytuacji określonej w ust. 2 pkt b) wykonawca robót może zostać wyłoniony przez Zarząd po przeprowadzeniu negocjacji z co najmniej dwoma wykonawcami, którzy realizują dany rodzaj robót lub świadczą dane usługi. W sytuacji, gdy oferenci:

a) zaproponowali taką samą cenę i warunki wykonania

b) zaproponowali ofertę w wysokim stopniu podobną i oferta cenowa nieznacznie się różni – Zarząd może dokonać swobodnego wyboru oferty, przy analizie różnych czynników ocennych,
m in. dotychczasowej współpracy ze Spółdzielnią, właściwego wykonania wcześniej wykonywanych robót, wiarygodność techniczno – ekonomiczna.

5. W przypadku braku ofert Zarząd może przedłużyć termin składania ofert.

6. W sytuacjach nadzwyczajnych tj. stanów epidemiologicznych, wyjątkowych, klęski żywiołowej
i innych, ale także w razie zagrożenia katastrofą budowlaną, zagrożenia bezpieczeństwa ludzi, mienia oraz zdrowia i życia mieszkańców, Zarząd Spółdzielni może odstąpić od procedury przetargowej
i dokonać wyboru oferty spośród ofert złożonych na wykonanie zadania. Taka decyzja każdorazowo wymaga zgody Rady Nadzorczej wyrażonej w postaci odrębnej uchwały, podjętej na wniosek Zarządu wraz z uzasadnieniem. W wyborze ofert uczestniczy ta sama Komisja, co w przypadku przetargów
tj. Komisja Przetargowa. Z wyboru ofert sporządzany jest protokół, który podlega akceptacji przez Zarząd Spółdzielni, w tym zakresie stosuje się odpowiednio § 14 ust. 2 Regulaminu.

 

                                                                                § 4

 

1.       Zarząd zamieszcza ogłoszenie o przetargu w siedzibie Spółdzielni oraz na stronie internetowej administrowanej przez Spółdzielnię, a także na e–platformie świadczącej usługi z zakresu informowania o dostępnych przetargach budowlanych. Dopuszczalne są również inne formy kontaktu z wykonawcami w zakresie przedstawienia ogłoszenia i warunków przetargu – tj. kontakt telefoniczny, e–mailowy, bezpośrednie spotkania z przedstawicielami wykonawcy.

2.       Ogłoszenie o przetargu powinno zawierać:

a)       nazwę i siedzibę Spółdzielni,

b)      rodzaj przetargu,

c)       rodzaj, zakres i lokalizację robót lub usług oraz informacje o posiadaniu przez Spółdzielnię dokumentacji i możliwościach zapoznania się z nią przez oferentów („Specyfikacje Istotnych Warunków Zamówienia’’) wraz z przedmiarem robót

d)      termin i miejsce składania ofert,

e)      informację o konieczności zapoznania się z „Zasadami postępowania przy zlecaniu prac remontowo- budowlanych Spółdzielni Mieszkaniowej „OGNIWO” w Łodzi i podpisania oświadczenia przez uczestników przetargu o zapoznaniu się z treścią Regulaminu.

f)        zastrzeżenie, że Spółdzielni przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty, jeżeli oferenci zaproponowali tę samą cenę i warunki wykonania,

g)       zastrzeżenie o możliwości unieważnienia przetargu bez podania przyczyn.

 

§ 5

 

1.       Z udziału w przetargach wyklucza się wykonawców i dostawców:

a)         którzy w okresie ostatnich trzech latach przed wszczęciem postępowania przetargowego nie wykonali z należytą starannością świadczeń na rzecz Spółdzielni,

b)        w stosunku, do których wszczęto postępowanie upadłościowe, układowe lub likwidacyjne.

2.       Zarząd zatwierdza opracowane przez pracownika działu Technicznego ,,Specyfikacje Istotnych Warunków Zamówienia’’ zawierające szczegółowy zakres robót, usług projektowych lub dostaw oraz opis postępowania przetargowego.

3.       Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia winna określać szczegółowo przedmiot zamówienia, warunki wykonania zamówienia, a także kompletny zbiór warunków do spełnienia przez wszystkie strony postępowania wraz z istotnymi wymaganiami Spółdzielni jako zamawiającego, których spełnienia oczekuje od przyszłych wykonawców zamówienia.

 

§ 6

 

1.       Komisja Przetargowa ma charakter stały. Do przygotowania i przeprowadzenia określonych postępowań może zostać powołana Komisja Przetargowa o charakterze doraźnym.

W przypadku Komisji stałej jej kadencja trwa rok. Rada Nadzorcza uchwałą może zmienić skład Komisji w trakcie jej kadencji.

2.       W skład Komisji Przetargowej wchodzi trzech pracowników Spółdzielni wybranych przez Zarząd Spółdzielni. Zarząd, oprócz członków Komisji, wyznacza jednego zastępcę członka Komisji. W pracach Komisji mogą brać udział także Obserwator wyznaczony przez Radę Nadzorczą ze swego grona oraz Obserwator – członek Zarządu bądź pełnomocnik Zarządu.

3.       Powołania Komisji Przetargowej i wyboru Przewodniczącego Komisji dokonuje Rada Nadzorcza spośród osób wskazanych do Komisji przez Zarząd.

4.       Rada Nadzorcza wyznacza Obserwatora prac Komisji ze swojego grona na posiedzeniu Rady Nadzorczej, niezwłocznie po uzyskaniu informacji o terminie, miejscu i zakresie przetargu.

5.       Zarząd jest zobowiązany powiadomić Radę Nadzorczą o terminie, miejscu i zakresie przetargu w ciągu 3 dni roboczych od dnia ukazania się ogłoszenia o przetargu na stronie internetowej Spółdzielni Mieszkaniowej „OGNIWO” w Łodzi.

6.       W szczególnym przypadku, gdy w terminie 30 dni od powzięcia przez Członków Rady Nadzorczej informacji o przetargu nie odbędzie się posiedzenie plenarne Rady Nadzorczej, Obserwatora prac Komisji przetargowej z ramienia Rady Nadzorczej wyznacza Prezydium Rady Nadzorczej. Prezydium Rady Nadzorczej jest zobowiązane przekazać w formie pisemnej bądź dokumentowej informację zawierającą imię i nazwisko Członka Rady Nadzorczej wyznaczonego jako Obserwatora prac Komisji przetargowej wszystkim Członkom Rady oraz Członkom Zarządu, niezwłocznie po dokonaniu wyboru, nie później niż 5 dni roboczych przed datą planowanego przetargu.

7.       W posiedzeniach Komisji może uczestniczyć, z głosem doradczym, członek Rady Mieszkańców Osiedla wybrany przez tę Radę, w zakresie, w którym oferta przetargowa dotyczy danego osiedla.

8.       Członkowie Komisji Przetargowej oraz inne osoby biorące udział w postępowaniu przetargowym ze strony Spółdzielni są związani tajemnicą służbową w zakresie informacji, które uzyskały w toku postępowania.

9.       W skład Komisji Przetargowej nie mogą wchodzić osoby, które są członkami rodziny oferentów (m.in. małżonkiem, dzieckiem, rodzicem, rodzeństwem) lub pozostające z oferentem w takim stosunku faktycznym lub prawnym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do ich bezstronności.

10.   Członek Komisji, co do którego stwierdzono, że mają miejsce okoliczności ujęte w ust. 6, powinien być niezwłocznie wyłączony z prac Komisji Przetargowej. W przypadku nieujawnienia przez tego Członka Komisji przeszkód prawnych wymienionych w ust. 6, przetarg zostanie unieważniony.

11.   W przetargu jako oferent nie może uczestniczyć osoba wchodząca w skład Komisji Przetargowej.

12.   Zarząd ogłasza termin przetargu tak, aby między datą ogłoszenia zgodnie z zapisem § 4 ust. 1
a terminem przetargu upłynęło co najmniej 10 dni.

 

§ 7

 

Przetarg może odbyć się, jeżeli bierze w nim udział co najmniej dwóch oferentów, którzy złożyli ważne

oferty, z zastrzeżeniem § 3 ust. 3².

 

§ 8

 

1.       Oferta musi być podpisana przez osobę reprezentującą oferenta zgodnie z dokumentem określającym jego status prawny i powinna zawierać:

a)       nazwę firmy lub nazwisko właściciela (właścicieli) firmy oferenta,

b)      zakres prowadzonej działalności,

c)       podstawowe składniki cenotwórcze,

d)      kalkulację dla danego typu prac budowlano–montażowych lub proponowanej technologii,

e)      aktualny odpis z KRS lub CEIDG firmy,

f)        zaświadczenie o niezaleganiu z zobowiązaniami wobec ZUS i Urzędu Skarbowego oraz oświadczenie lub zaświadczenie o ilości stałych pracowników
(w przypadku złożenia oświadczeń oferent, którego oferta została wybrana podczas przetargu powinien, pod rygorem odstąpienia od podpisania umowy z winy oferenta, złożyć wyżej określone zaświadczenia w terminie 14 dni),

g)       inne dokumenty i dane ujęte w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.

2.       Oferent może przedstawić referencje i dodatkowe dokumenty potwierdzające jego wiarygodność.

 

§ 9

1.       Oferty należy składać w sekretariacie Spółdzielni w zamkniętych kopertach z nazwą postępowania przetargowego Koperty powinny być oznaczone zgodnie z wytycznymi zawartymi w ogłoszeniu o przetargu.

2.       Po przyjęciu i wpisaniu oferty do dziennika korespondencyjnego koperta zostaje opieczętowana i jest przechowywana do dnia przetargu w szafie pancernej Spółdzielni.

3.       W ustalonym terminie przetargu Przewodniczącemu Komisji Przetargowej zostają przekazane oferty

 § 10

1.       Przetarg składa się z dwóch etapów:

I etap – część jawna,

II etap – część niejawna, która odbywa się w ciągu 7 dni roboczych po zakończeniu I etapu.

2.       W I etapie Komisja Przetargowa w obecności oferentów:

a)    stwierdza prawidłowość ogłoszenia przetargu,

b)    bada nienaruszalność kopert zawierających oferty,

c)    otwiera oferty /koperty/,

d)    bada kompletność złożonych ofert według wymogów Regulaminu i Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia,

e)    podaje przyczyny ewentualnych nieważności ofert,

f)     stwierdza, które oferty spełniają wymagania przetargu i zostały dopuszczone oraz czy ilość złożonych ważnych ofert pozwala na procedowanie postępowania przetargowego,

g)    przeprowadza negocjacje z oferentami,

h)    podaje termin ogłoszenia wyników przetargu.

3.       W II etapie przetargu Komisja Przetargowa:

a)    dokonuje szczegółowej analizy ofert wraz z ich oceną według kryteriów określonych
w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia i na tej podstawie wybiera najkorzystniejszą z nich oraz uzasadnia w protokole ten wybór,

b)    ogłasza wyniki postępowania przetargowego.

 

 § 11

Ocena ofert dokonywana jest przez Komisję Przetargową w oparciu o kryteria zawarte
w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia oraz ocenę wiarygodności technicznej
i ekonomicznej oferentów.

 

§ 12

1.       W II etapie Komisja Przetargowa wyłania wykonawcę w wyniku jawnego, imiennego głosowania, które odbywa się zwykłą większością głosów.

2.       Członek Komisji przetargowej może głosować tylko ,,za‘’ albo ,,przeciw’’.

 

§ 13

Komisja Przetargowa ma prawo unieważnić przetarg bez podania przyczyny lub zamknąć przetarg bez dokonania wyboru oferty, sporządzając na tę okoliczność protokół z uzasadnieniem.             

 

§ 14

1.       Komisja Przetargowa sporządza protokół z przebiegu przetargu, który winien zawierać:

a)       skład Komisji Przetargowej, wskazanie Obserwatora prac Komisji z ramienia Rady Nadzorczej, a także członka Rady Mieszkańców Osiedla wybranego przez tę Radę uczestniczących w przetargu,

b)      termin przetargu,

c)       przedmiot zamówienia postępowania przetargowego,

d)      ogólną ilość ofert, które wpłynęły,

e)      wykaz ofert odrzuconych wraz z uzasadnieniem,

f)        wykaz ofert dopuszczonych do przetargu,

g)       uzasadnienie wyboru wykonawcy,

h)      imienny przebieg głosowania ,,za’’ i ,,przeciw’’ zgodnie z § 12 ust. 2,

i)        podpisy wszystkich członków Komisji Przetargowej oraz Obserwatorów, o ile brali oni udział w postępowaniu przetargowym.

2.     Komisja Przetargowa nie jest uprawniona do zawierania umów i w tej mierze przedkłada Zarządowi protokół. Zarząd po zaakceptowaniu protokołu Komisji Przetargowej ogłasza wyniki przeprowadzonych postępowań i zawiera umowy z wybranymi wykonawcami.

 

§ 15

 

Komisja Przetargowa rozpatruje odwołania, które mogą być wniesione przez Oferentów w terminie 3 dni roboczych od ogłoszenia wyników przetargu.

 

§ 16

 

1. Spółdzielnia przedstawia wykonawcy, którego oferta została wybrana w drodze postępowania przetargowego, umowę realizacyjną w terminie 7 dni od daty powiadomienia go o wyborze.

 

§ 17

 

Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, wybór oferenta przeprowadza się ponownie spośród złożonych ofert uznanych za ważne.

 

§ 18

 

1.    „Zasady postępowania przy zlecaniu prac remontowo- budowlanych Spółdzielni Mieszkaniowej „OGNIWO” w Łodzi zostały uchwalone przez Radę Nadzorczą Spółdzielni Mieszkaniowej ,,OGNIWO’’ w Łodzi Uchwałą nr 25/25 z dnia 23 września 2025roku.

2.    Tracą moc „Zasady postępowania przy zlecaniu prac remontowo- budowlanych Spółdzielni Mieszkaniowej „OGNIWO” w Łodzi, uchwalone przez Radę Nadzorczą Spółdzielni Mieszkaniowej „OGNIWO” w Łodzi Uchwałą nr 4/2021 z dnia 26 stycznia 2021 roku.

 

 

 

 

 

« poprzednia